عواطف عبد الحفيظ
August 31st, 2014, 12:41
المدينة المنورة - واس : عززت المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة مستوى الخدمات التي تقدمها لضيوف الرحمن زوار مسجد رسول الله صلى الله عليه وسلم، خلال موسم حج هذا العام، عبر استكمال وإنهاء المرحلة الثانية من مشروع تطوير مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة المتمثل في إنشاء مجمع مكاتب الأدلاء رقم 2، الذي يضم مكاتب خدمة حجاج الهند وحجاج باكستان وحجاج بنجلاديش وحجاج اندونيسيا، إضافة إلى مكاتب خدمة حجاج دول جنوب وشرق آسيا وحجاج نيجيريا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا ومكتب خدمة حجاج تركيا، إلى جانب مركز تقنية المعلومات والحاسب الآلي.
http://doraksa.com/mlffat/files/1622.jpg
وأوضح رئيس مجلس إدارة المؤسسة الدكتور يوسف بن أحمد حوالة لوكالة الأنباء السعودية أن المؤسسة التي باشرت عملها في خدمة حجاج بيت الله الحرام منذ استقبالها لأول وفد من ضيوف الرحمن وصلوا المدينة المنورة يوم الأربعاء الماضي، نجحت وبتوفيق من الله في تطبيق آلية نظام إلكتروني "المسار الإلكتروني لحجاج الخارج" هذا الموسم، والذي يهدف إلى تحقيق نقلة نوعية في إجراءات قدوم الحجاج ومغادرتهم وما يقدم لهم من خدمات طوال فترة وجودهم في المملكة، عن طريق إلزام جميع الجهات الحكومية والخاصة المعنية بشؤون الحجاج سواءً من ناحية الإجراءات أو من ناحية تقديم الخدمات، بتقديم مهامهم وخدماتهم من خلال نظام إلكتروني متكامل يربط بينهم.
وأفاد أن هذا النظام يساعد في تخفيف معاناة الحاج باختصار زمن العديد من الإجراءات التي تتم حالياً في منافذ الدخول دون إخلال بأي منها ، وذلك بإجرائها من بلد الحاج وقبل قدومه للمملكة، فضلاً عن الوضوح في الشفافية والمرجعية النظامية فيما يتعلق بحزم الخدمات التي تقدم للحاج والتي تشمل السكن والنقل والإعاشة ومستوياتها وأسعارها والجهات المسؤولة عن تقديمها، بما يعين على الحفاظ على حقوق الحاج، وعلى تقييم أداء الجهات المختلفة ومحاسبة المقصرين.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182189_1409474887_9794.jpg
وأضاف الدكتور حوالة كما يحقق النظام فتح المجال لمزيد من التطبيقات المستقبلية لتسهيل وتطوير أمور وإجراءات الحج، ويتم ذلك عن طريق ربط منح تأشيرات الحج لكل حاج بحزمة خدمات محددة العناصر من سكن ونقل إعاشة وتكون واضحة ومعلنة من خلال هذا النظام الإلكتروني، بحيث يمكن للحاج أن يتعرف على تلك العناصر مسبقا وقبل قدومه للمملكة، ويمكن للجهات الرقابية متابعة مدى التطابق في الخدمات بين ما هو مسجل في النظام وما هو منفذ على أرض الواقع، وإزالة المخالفات إن وجدت بشكل فوري ومحاسبة المقصرين وفقا لما تقضي به الأنظمة والتعليمات، بما يعكس الصورة الحقيقية للجهود الكبيرة التي تبذلها حكومة المملكة العربية السعودية، وتجنب إلصاق أي تقصير للجهات الخدمية بتلك الجهود، لافتاً إلى أن هذا المشروع يأتي في إطار توجه الدولة رعاها الله في تحويل التعاملات الحكومية من العمل اليدوي إلى التعاملات الحكومية الإلكترونية.
وأبان رئيس مجلس إدارة المؤسسة أن المؤسسة تنطلق في أداء مهامها من خلال التنسيق والتعاون مع الجهات ذات العلاقة بشؤون الحج وفي مقدمتها إمارة منطقة المدينة المنورة ممثلة في لجنة التنسيق والمتابعة لأعمال الحج، وفرع وزارة الحج بالمدينة المنورة وأمانة المدينة المنورة والشؤون الصحية وغيرها من القطاعات الحكومية الأخرى، منوهاً بما تلقاه المؤسسة من الدعم المتواصل والتوجيهات المستمرة من صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان بن عبد العزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة المنورة الذي يقف شخصياً على مراحل تأدية الخدمات في المدينة المنورة وتطورها والارتقاء بها والاهتمام بالحجاج والعمل على راحتهم واطمئنانهم، وبمتابعة حثيثة من معالي وزير الحج الدكتور بندر بن محمد حجار.
وأفاد أن المؤسسة تؤدي الواجبات والمسؤوليات المناطة بها نحو حجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي والواردة في قرار إنشائها حيث تمر مراحل العمل بخطوات تبدأ من أعمال الاستقبال والترحيب بالحجاج الكرام ثم إنهاء إجراءات وصولهم إلى مساكنهم ومتابعة أحوال الحجاج أثناء فترة وجودهم في المدينة ومساعدتهم حتى مغادرتهم إلى مكة قبل الحج أو إلى بلدانهم للعودة علاوة على متابعة أحوالهم الصحية وإرشادهم إلى مساكنهم وحافلاتهم في الميقات، مشيراً إلى أن مجلس إدارة المؤسسة يضع الخطط التشغيلية لأعمال موسم حج كل عام ولكل عضو مجلس إدارة مهام ومسؤوليات تتنوع انطلاقاً من القرارات الوزارية واللوائح الإدارية والمالية التي تعدها وزارة الحج.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182191_1409474905_5779.jpg
وأبدى الدكتور حوالة يقينه أن ذلك سيسهم بعد فضل الله تعالى هذا العام في تحقيق مستوى متميز من خدمات المؤسسة التي تتركز جهودها في الأساس على تقديم أفضل الخدمات وتوفير الطاقات وإتاحتها لضيوف الرحمن، تمشياً مع تطلعات القيادة الرشيدة في هذا الخصوص، متناولاً الأهداف الأساسية التي أنشئت من أجلها المؤسسة بالمدينة المنورة، مفيداً أن أعمال المؤسسة تتركز في تقديم أفضل الخدمات الممكنة لضيوف الرحمن ورعايتهم من حين قدومهم إلى المدينة المنورة وحتى مغادرتهم بسلامة الله.
وتناول الدكتور يوسف حوالة تاريخ انطلاق فكرة الأدلاء قائلا إنها هي فئة من أهل المدينة كرست جهدها ووقتها لخدمة ضيوف الرحمن وزوار المسجد النبوي في المدينة المنورة، وإنها أنشئت منذ سنوات طويلة في ظل حاجة ماسة للوافدين من أنحاء المعمورة كافة إلى من يقوم بتبصيرهم وإرشادهم إلى المسجد النبوي ومساعدتهم في جميع أمورهم، وتطور الأمر حتى أسندت خدمة زوار المسجد النبوي الشريف إلى أسر من أهل المدينة المنورة ذوي خلق ومعرفة بلغات هؤلاء الزوار، ثم نظمت هذه العلاقة عن طريق الجهات الحكومية المتعاقبة بتخصيص دول ومقاطعات لتلك الأسر التي منحت تقارير تنيط بها خدمة جنسية أو جنسيات معينة من الحجاج إلى أن حل العهد السعودي الزاهر بقيادة الملك عبد العزيز - رحمه الله - وأرسى دعائم الأمن والاطمئنان فأصدر أمرا ساميا بالموافقة على نظام هيئة الأدلاء في المدينة المنورة.
وأردف "وبعد تزايد أعداد الحجاج باستمرار ارتأت الدولة السعودية ضرورة تطوير هذه المهنة في الوسائل والخدمات كافة، فصدر مرسوم ملكي تضمن وضع تنظيم متطور يحقق رفع مستوى هذه المهنة وأسندت إلى وزارة الحج والأوقاف آنذاك مهمة وضع اللوائح التنظيمية التي يتم بموجبها إقامة مؤسسات الطوائف، ثم تلاه أمر سامي بالموافقة على قيام مؤسسات أرباب الطوائف، ثم صدرت قرارات وزارية بإنشاء مؤسسات الطوافة في مكة وأخيراً في سنة 1405هـ صدر أمر ملكي بإنشاء المؤسسة الأهلية للإدلاء بالمدينة المنورة.
وتتفرع المؤسسة الأهلية للأدلاء إلى عدة قطاعات كل منها له وظيفة خاصة به ومنها قطاع الاستقبال ويعد خطته التشغيلية المتضمنة لأعمال الاستقبال والترحيب بالحجاج واتخاذ الإجراءات المنظمة لعمليات التفويج على العمائر المعدة لإسكانهم من خلال مركز استقبال الحجاج بطريق الهجرة ومركز استقبال الحجاج بمطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة ومركز استقبال حجاج البر بطريق الجامعات، فضلاً عن قطاع الإسكان الذي يعد خطته التشغيلية المتضمنة لخدمات الإسكان والتنسيق مكاتب شؤون الحجاج "بعثات الحج" وأصحاب الدور السكنية لتصديق عقود الإسكان وإعداد بيانات التفويج طبقاً لهذه العقود ومراقبة التداخل لفترات الإسكان والمساهمة بفاعلية في مساعدة الحجاج للحصول على مسكن يتمشى مع قدراتهم المالية والإشراف الميداني على كافة العمائر والتأكد من الخدمات الإسكانية في الفنادق والعمائر والأربطة والعمل على وضع الحلول اللازمة عند حدوث أي خلاف ما أمكن ذلك أو تأمين النقص من نسبة مالية من متعهدي السكن يتم احتجازها لهذا الغرض.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182193_1409475054_4908.jpg
أما قطاع التقنية فيتولى وضع آليات متناسقة لعمليات استلام وأرشفة وحفظ الجوازات الخاصة بالحجاج وانتقالها من قطاع لآخر وفق منظومة متكاملة تأخذ في الاعتبار أهمية جواز السفر أو الوثيقة للحجاج واستخدام المستندات النظامية التي تسهل عملية استخراج الجوازات وتنظم عمليات الاستلام والتسليم بما يضمن المحافظة عليها.
وتمتد شبكة متطورة من الحاسب تمتلكها المؤسسة من المركز الرئيسي وتتوزع في مراكز الاستقبال بمحطة الجو والبحر بطريق الهجرة ومركز استقبال حجاج البر، ومركز استقبال حجاج المطار وترتبط جميعها بمكاتب الخدمات الميدانية حتى تتم أعمال الربط الكلي مع مكاتب المؤسسة كافة الأمر الذي ييسر حفظ المعلومات وتوافرها وتدفقها السريع في الوقت المناسب سواءً عند الاستقبال أو المغادرة فيما يؤدي قطاع التوديع للحجاج خدمات واسعة ومتنوعة، وتتمثل في تنظيم حركة مغادرة الحجاج إلى مكة المكرمة قبل الحج، وإلى جدة براً وجواً وإلى بعض دول العالم جواً بعد الحج وفق خطة متكاملة لعمليات المسح الميداني لعمليات الترحيل في كافة المواقع بالمدينة المنورة، ومتابعة حثيثة لتطبيق عناصر الخطة التشغيلية وسرعة إنهاء إجراءات مغادرة الحافلات من مواقعها والعمل على راحة الحجاج واطمئنانهم، وكذا التنسيق مع فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة والنقابة العامة للسيارات وشركات نقل الحجاج.
ويمارس قطاع الخدمات العامة عمله عبر مكتب الرعاية الصحية لخدمة الحجاج المنومين في المستشفيات وإنهاء بقية الإجراءات حتى يتم شفاؤهم والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لإنهاء إجراءات شهادات الوفاة لمن يتوفى منهم بالتعاون مع بعثات الحج وذوي المتوفين، إلى جانب أن من مهام هذا القطاع التنسيق التام مع مكاتب شؤون الحجاج بحيث يكون همزة الوصل بين المؤسسة بقطاعاتها ومكاتبها المختلفة ومكاتب شؤون الحجاج بالمدينة المنورة أثناء موسم الحج.
وتضم المؤسسة العديد من القطاعات الأخرى التي تخدم ضيوف الرحمن، منها قطاع الإرشاد الذي يمارس مهامه عبر مراكز الحجاج التائهين المنتشرة حول المسجد النبوي، وتوفير كبائن انتظار للحجاج حتى يتم إيصالهم إلى مقر السكن الخاص بهم، كما يتولى هذا القطاع تزويد مراكز الاستقبال ومكاتب الخدمات الميدانية بالكتيبات والنشرات الخاصة بالتوعية الدينية والإرشادية ليتم توزيعها على الحجاج، إضافة إلى العناية بالحجاج في ميقات ذي الحليفة بإرشادهم إلى حافلاتهم بعد عقد النية وتأمين لباس الإحرام للمعوزين من الحجاج مع الإسهام في توزيع الوجبات على الحجاج التي يتبرعبها أهل الخير أثناء الموسم، وكذلك يقوم هذا القطاع بالإسهام في توزيع عبوات ماء زمزم المبردة على الحجاج في بعض مراكز الاستقبال وكبائن التائهين بالتنسيق مع المبرات المنتشرة بالمدينة المنورة.
ويؤدي قطاع المراقبة والمتابعة مهامه عبر المتابعة الفعالة والذاتية للأعمال الإدارية والميدانية بمراكز الاستقبال ومكاتب الخدمات الميدانية للمؤسسة والتأكد من تقديم الخدمات بالصورة المطلوبة والمساهمة في معالجة أوجه الخلل إن وجدت والتنسيق مع الجهات الرقابية الأخرى في معالجة الأخطاء أولاً بأول، إضافة إلى أن قطاع التدريب والتطوير يتولى إقامة عدد من البرامج التدريبية وورش العمل والندوات والمحاضرات بالتنسيق مع عدد من الجهات ذات العلاقة بالحج لتدريب وتطوير أداء جميع العاملين الموسمين بالمؤسسة.
وتمتلك المؤسسة شبكة من الاتصالات اللاسلكية تغطي الخدمات الميدانية والمكتبية كافة لمعالجة أوجه القصور في الوقت المناسب وتحقيق الربط المطلوب بين جميع مواقع الخدمات والقطاعات مما ينعكس إيجابياً على راحة الحجاج واطمئنانهم، إلى جانب شبكة الاتصالات الهاتفية والفاكس، إضافة إلى أن انتشار مكاتب الخدمات الميدانية حيث يخدم كل منها جنسيات معينة من الحجاج وهي مزودة بأنواع الاتصالات الهاتفية والفاكس وأجهزة الحاسب الآلي والاتصال اللاسلكي مع المقر الرئيس والقطاعات الأخرى.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182187_1409474859_2845.jpg
http://doraksa.com/mlffat/files/1622.jpg
وأوضح رئيس مجلس إدارة المؤسسة الدكتور يوسف بن أحمد حوالة لوكالة الأنباء السعودية أن المؤسسة التي باشرت عملها في خدمة حجاج بيت الله الحرام منذ استقبالها لأول وفد من ضيوف الرحمن وصلوا المدينة المنورة يوم الأربعاء الماضي، نجحت وبتوفيق من الله في تطبيق آلية نظام إلكتروني "المسار الإلكتروني لحجاج الخارج" هذا الموسم، والذي يهدف إلى تحقيق نقلة نوعية في إجراءات قدوم الحجاج ومغادرتهم وما يقدم لهم من خدمات طوال فترة وجودهم في المملكة، عن طريق إلزام جميع الجهات الحكومية والخاصة المعنية بشؤون الحجاج سواءً من ناحية الإجراءات أو من ناحية تقديم الخدمات، بتقديم مهامهم وخدماتهم من خلال نظام إلكتروني متكامل يربط بينهم.
وأفاد أن هذا النظام يساعد في تخفيف معاناة الحاج باختصار زمن العديد من الإجراءات التي تتم حالياً في منافذ الدخول دون إخلال بأي منها ، وذلك بإجرائها من بلد الحاج وقبل قدومه للمملكة، فضلاً عن الوضوح في الشفافية والمرجعية النظامية فيما يتعلق بحزم الخدمات التي تقدم للحاج والتي تشمل السكن والنقل والإعاشة ومستوياتها وأسعارها والجهات المسؤولة عن تقديمها، بما يعين على الحفاظ على حقوق الحاج، وعلى تقييم أداء الجهات المختلفة ومحاسبة المقصرين.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182189_1409474887_9794.jpg
وأضاف الدكتور حوالة كما يحقق النظام فتح المجال لمزيد من التطبيقات المستقبلية لتسهيل وتطوير أمور وإجراءات الحج، ويتم ذلك عن طريق ربط منح تأشيرات الحج لكل حاج بحزمة خدمات محددة العناصر من سكن ونقل إعاشة وتكون واضحة ومعلنة من خلال هذا النظام الإلكتروني، بحيث يمكن للحاج أن يتعرف على تلك العناصر مسبقا وقبل قدومه للمملكة، ويمكن للجهات الرقابية متابعة مدى التطابق في الخدمات بين ما هو مسجل في النظام وما هو منفذ على أرض الواقع، وإزالة المخالفات إن وجدت بشكل فوري ومحاسبة المقصرين وفقا لما تقضي به الأنظمة والتعليمات، بما يعكس الصورة الحقيقية للجهود الكبيرة التي تبذلها حكومة المملكة العربية السعودية، وتجنب إلصاق أي تقصير للجهات الخدمية بتلك الجهود، لافتاً إلى أن هذا المشروع يأتي في إطار توجه الدولة رعاها الله في تحويل التعاملات الحكومية من العمل اليدوي إلى التعاملات الحكومية الإلكترونية.
وأبان رئيس مجلس إدارة المؤسسة أن المؤسسة تنطلق في أداء مهامها من خلال التنسيق والتعاون مع الجهات ذات العلاقة بشؤون الحج وفي مقدمتها إمارة منطقة المدينة المنورة ممثلة في لجنة التنسيق والمتابعة لأعمال الحج، وفرع وزارة الحج بالمدينة المنورة وأمانة المدينة المنورة والشؤون الصحية وغيرها من القطاعات الحكومية الأخرى، منوهاً بما تلقاه المؤسسة من الدعم المتواصل والتوجيهات المستمرة من صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان بن عبد العزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة المنورة الذي يقف شخصياً على مراحل تأدية الخدمات في المدينة المنورة وتطورها والارتقاء بها والاهتمام بالحجاج والعمل على راحتهم واطمئنانهم، وبمتابعة حثيثة من معالي وزير الحج الدكتور بندر بن محمد حجار.
وأفاد أن المؤسسة تؤدي الواجبات والمسؤوليات المناطة بها نحو حجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي والواردة في قرار إنشائها حيث تمر مراحل العمل بخطوات تبدأ من أعمال الاستقبال والترحيب بالحجاج الكرام ثم إنهاء إجراءات وصولهم إلى مساكنهم ومتابعة أحوال الحجاج أثناء فترة وجودهم في المدينة ومساعدتهم حتى مغادرتهم إلى مكة قبل الحج أو إلى بلدانهم للعودة علاوة على متابعة أحوالهم الصحية وإرشادهم إلى مساكنهم وحافلاتهم في الميقات، مشيراً إلى أن مجلس إدارة المؤسسة يضع الخطط التشغيلية لأعمال موسم حج كل عام ولكل عضو مجلس إدارة مهام ومسؤوليات تتنوع انطلاقاً من القرارات الوزارية واللوائح الإدارية والمالية التي تعدها وزارة الحج.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182191_1409474905_5779.jpg
وأبدى الدكتور حوالة يقينه أن ذلك سيسهم بعد فضل الله تعالى هذا العام في تحقيق مستوى متميز من خدمات المؤسسة التي تتركز جهودها في الأساس على تقديم أفضل الخدمات وتوفير الطاقات وإتاحتها لضيوف الرحمن، تمشياً مع تطلعات القيادة الرشيدة في هذا الخصوص، متناولاً الأهداف الأساسية التي أنشئت من أجلها المؤسسة بالمدينة المنورة، مفيداً أن أعمال المؤسسة تتركز في تقديم أفضل الخدمات الممكنة لضيوف الرحمن ورعايتهم من حين قدومهم إلى المدينة المنورة وحتى مغادرتهم بسلامة الله.
وتناول الدكتور يوسف حوالة تاريخ انطلاق فكرة الأدلاء قائلا إنها هي فئة من أهل المدينة كرست جهدها ووقتها لخدمة ضيوف الرحمن وزوار المسجد النبوي في المدينة المنورة، وإنها أنشئت منذ سنوات طويلة في ظل حاجة ماسة للوافدين من أنحاء المعمورة كافة إلى من يقوم بتبصيرهم وإرشادهم إلى المسجد النبوي ومساعدتهم في جميع أمورهم، وتطور الأمر حتى أسندت خدمة زوار المسجد النبوي الشريف إلى أسر من أهل المدينة المنورة ذوي خلق ومعرفة بلغات هؤلاء الزوار، ثم نظمت هذه العلاقة عن طريق الجهات الحكومية المتعاقبة بتخصيص دول ومقاطعات لتلك الأسر التي منحت تقارير تنيط بها خدمة جنسية أو جنسيات معينة من الحجاج إلى أن حل العهد السعودي الزاهر بقيادة الملك عبد العزيز - رحمه الله - وأرسى دعائم الأمن والاطمئنان فأصدر أمرا ساميا بالموافقة على نظام هيئة الأدلاء في المدينة المنورة.
وأردف "وبعد تزايد أعداد الحجاج باستمرار ارتأت الدولة السعودية ضرورة تطوير هذه المهنة في الوسائل والخدمات كافة، فصدر مرسوم ملكي تضمن وضع تنظيم متطور يحقق رفع مستوى هذه المهنة وأسندت إلى وزارة الحج والأوقاف آنذاك مهمة وضع اللوائح التنظيمية التي يتم بموجبها إقامة مؤسسات الطوائف، ثم تلاه أمر سامي بالموافقة على قيام مؤسسات أرباب الطوائف، ثم صدرت قرارات وزارية بإنشاء مؤسسات الطوافة في مكة وأخيراً في سنة 1405هـ صدر أمر ملكي بإنشاء المؤسسة الأهلية للإدلاء بالمدينة المنورة.
وتتفرع المؤسسة الأهلية للأدلاء إلى عدة قطاعات كل منها له وظيفة خاصة به ومنها قطاع الاستقبال ويعد خطته التشغيلية المتضمنة لأعمال الاستقبال والترحيب بالحجاج واتخاذ الإجراءات المنظمة لعمليات التفويج على العمائر المعدة لإسكانهم من خلال مركز استقبال الحجاج بطريق الهجرة ومركز استقبال الحجاج بمطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة ومركز استقبال حجاج البر بطريق الجامعات، فضلاً عن قطاع الإسكان الذي يعد خطته التشغيلية المتضمنة لخدمات الإسكان والتنسيق مكاتب شؤون الحجاج "بعثات الحج" وأصحاب الدور السكنية لتصديق عقود الإسكان وإعداد بيانات التفويج طبقاً لهذه العقود ومراقبة التداخل لفترات الإسكان والمساهمة بفاعلية في مساعدة الحجاج للحصول على مسكن يتمشى مع قدراتهم المالية والإشراف الميداني على كافة العمائر والتأكد من الخدمات الإسكانية في الفنادق والعمائر والأربطة والعمل على وضع الحلول اللازمة عند حدوث أي خلاف ما أمكن ذلك أو تأمين النقص من نسبة مالية من متعهدي السكن يتم احتجازها لهذا الغرض.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182193_1409475054_4908.jpg
أما قطاع التقنية فيتولى وضع آليات متناسقة لعمليات استلام وأرشفة وحفظ الجوازات الخاصة بالحجاج وانتقالها من قطاع لآخر وفق منظومة متكاملة تأخذ في الاعتبار أهمية جواز السفر أو الوثيقة للحجاج واستخدام المستندات النظامية التي تسهل عملية استخراج الجوازات وتنظم عمليات الاستلام والتسليم بما يضمن المحافظة عليها.
وتمتد شبكة متطورة من الحاسب تمتلكها المؤسسة من المركز الرئيسي وتتوزع في مراكز الاستقبال بمحطة الجو والبحر بطريق الهجرة ومركز استقبال حجاج البر، ومركز استقبال حجاج المطار وترتبط جميعها بمكاتب الخدمات الميدانية حتى تتم أعمال الربط الكلي مع مكاتب المؤسسة كافة الأمر الذي ييسر حفظ المعلومات وتوافرها وتدفقها السريع في الوقت المناسب سواءً عند الاستقبال أو المغادرة فيما يؤدي قطاع التوديع للحجاج خدمات واسعة ومتنوعة، وتتمثل في تنظيم حركة مغادرة الحجاج إلى مكة المكرمة قبل الحج، وإلى جدة براً وجواً وإلى بعض دول العالم جواً بعد الحج وفق خطة متكاملة لعمليات المسح الميداني لعمليات الترحيل في كافة المواقع بالمدينة المنورة، ومتابعة حثيثة لتطبيق عناصر الخطة التشغيلية وسرعة إنهاء إجراءات مغادرة الحافلات من مواقعها والعمل على راحة الحجاج واطمئنانهم، وكذا التنسيق مع فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة والنقابة العامة للسيارات وشركات نقل الحجاج.
ويمارس قطاع الخدمات العامة عمله عبر مكتب الرعاية الصحية لخدمة الحجاج المنومين في المستشفيات وإنهاء بقية الإجراءات حتى يتم شفاؤهم والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لإنهاء إجراءات شهادات الوفاة لمن يتوفى منهم بالتعاون مع بعثات الحج وذوي المتوفين، إلى جانب أن من مهام هذا القطاع التنسيق التام مع مكاتب شؤون الحجاج بحيث يكون همزة الوصل بين المؤسسة بقطاعاتها ومكاتبها المختلفة ومكاتب شؤون الحجاج بالمدينة المنورة أثناء موسم الحج.
وتضم المؤسسة العديد من القطاعات الأخرى التي تخدم ضيوف الرحمن، منها قطاع الإرشاد الذي يمارس مهامه عبر مراكز الحجاج التائهين المنتشرة حول المسجد النبوي، وتوفير كبائن انتظار للحجاج حتى يتم إيصالهم إلى مقر السكن الخاص بهم، كما يتولى هذا القطاع تزويد مراكز الاستقبال ومكاتب الخدمات الميدانية بالكتيبات والنشرات الخاصة بالتوعية الدينية والإرشادية ليتم توزيعها على الحجاج، إضافة إلى العناية بالحجاج في ميقات ذي الحليفة بإرشادهم إلى حافلاتهم بعد عقد النية وتأمين لباس الإحرام للمعوزين من الحجاج مع الإسهام في توزيع الوجبات على الحجاج التي يتبرعبها أهل الخير أثناء الموسم، وكذلك يقوم هذا القطاع بالإسهام في توزيع عبوات ماء زمزم المبردة على الحجاج في بعض مراكز الاستقبال وكبائن التائهين بالتنسيق مع المبرات المنتشرة بالمدينة المنورة.
ويؤدي قطاع المراقبة والمتابعة مهامه عبر المتابعة الفعالة والذاتية للأعمال الإدارية والميدانية بمراكز الاستقبال ومكاتب الخدمات الميدانية للمؤسسة والتأكد من تقديم الخدمات بالصورة المطلوبة والمساهمة في معالجة أوجه الخلل إن وجدت والتنسيق مع الجهات الرقابية الأخرى في معالجة الأخطاء أولاً بأول، إضافة إلى أن قطاع التدريب والتطوير يتولى إقامة عدد من البرامج التدريبية وورش العمل والندوات والمحاضرات بالتنسيق مع عدد من الجهات ذات العلاقة بالحج لتدريب وتطوير أداء جميع العاملين الموسمين بالمؤسسة.
وتمتلك المؤسسة شبكة من الاتصالات اللاسلكية تغطي الخدمات الميدانية والمكتبية كافة لمعالجة أوجه القصور في الوقت المناسب وتحقيق الربط المطلوب بين جميع مواقع الخدمات والقطاعات مما ينعكس إيجابياً على راحة الحجاج واطمئنانهم، إلى جانب شبكة الاتصالات الهاتفية والفاكس، إضافة إلى أن انتشار مكاتب الخدمات الميدانية حيث يخدم كل منها جنسيات معينة من الحجاج وهي مزودة بأنواع الاتصالات الهاتفية والفاكس وأجهزة الحاسب الآلي والاتصال اللاسلكي مع المقر الرئيس والقطاعات الأخرى.
http://www.spa.gov.sa/galupload/normal/182187_1409474859_2845.jpg